Sulitnya Mendelegasikan Pekerjaan

Sulitnya Mendelegasikan Pekerjaan

Oleh : RR. Ardiningtiyas Pitaloka, M.Psi.

Dalam suatu kerja tim, ada tugas dan tanggung jawab yang melekat di tiap personel. Adalah tugas si ketua untuk mendistribusikan tugas A-Z sesuai peran anggota, maka berlangsunglah suatu tahap yang  dikenal dengan delegasi. Namun pernahkah kita, ketika menjadi pemimpin, mendelegasikan tugas kemudian mengambil alih secara spontan entah satu detik tepat ketika si pengemban tugas akan memenuhi tanggung jawabnya,  atau di saat si pengemban tugas ada di puncak semangat tugasnya, tanpa kemudian melakukan klarifikasi kepada pihak yang telah kita beri tugas? Seringkali akhirnya kalimat penjelasannya  "Oh..maaf, tadi saya spontan melihat situasi begitu". Padahal sebenarnya situasi masih terkendali, maka jangan salah jika anggota tim akan bertanya-tanya, "Sebenarnya ini kerja tim atau perorangan?"

Delegasi ternyata tidak semudah menuliskannya

Ada situasi di mana seorang pemimpin tiba-tiba mengambil alih tanggung jawab demi kelancaran proses untuk mencapai tujuan. Namun, 'kegagalan' delegasi bisa juga terjadi akibat 'ketidakmampuan' pemimpin melalui proses ini. Ketidakmampuan ini biasanya bukan terjadi di ranah kognitif melainkan lebih berwarna emosi atau tepatnya pengendalian emosi. Bisa juga karena kurang lancarnya alur komunikasi dalam tim itu sendiri, sehingga masing-masing pihak memaknai tugas secara ambigu, sehingga siapa person in charge (PIC) siapa pendukung menjadi kabur.

Pendelegasian

Mengingat kata delegasi berasal dari bahasa asing, mari kita mengintip definisi secara bahasa dari kamus asing.

Delegate is to assign (as responsibility or power to act or make decisions) to another. (Merriam-Webster's Dictionary and Thesaurus, 2006)

Sementara, dalam literatur organisasi, kata delegasi menjadi bagian erat dari kepemimpinan. Sangat mudah kita temukan di internet atau buku, bahwa dalam kepemimpinan di antaranya mengandung: pendelegasian tugas, mengkomunikasikan tujuan tim pada semua anggota, perencanaan strategi, membuat keputusan, menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu, mendorong orang lain untuk mengambil dan memenuhi tanggung jawab.

Delegasi tidak berarti menyerahkan tanggung jawab secara lepas sama sekali, karena monitoring juga menjadi tugas si pemimpin. Dalam proses ini, terdapat beberapa butiran yang kasat mata namun penting bagi kesuksesan tim secara menyeluruh. Ketika seorang pemimpin mendelegasikan tugas, maka ia:  mempercayakan tugas pada orang lain, menghargai kemampuan orang lain, memberi kesempatan orang lain untuk tampil dan mengaktualisasikan dirinya. Pada saat yang sama, ia juga menjadi seorang yang berani mengambil resiko untuk kecewa apabila tugas yang dilaksanakan tidak mencapai standard yang telah ditetapkan. Ia juga belajar untuk konsisten terhadap keputusannya (mendelegasikan tugas pada orang lain).

Successful Delegating

Kesuksesan tim menyiratkan kesuksesan pendelegasian tanggung jawab setiap komponen yang ada, tidak hanya pemimpinnya. Di sini, hasil tidak selalu representasi dari suksesnya tim, karena keberhasilan tim salah satunya adalah meningkatnya kelekatan anggota tim atau perasaan ingroup. Pada konteks kepemimpinan dan pendelegasian ini, terdapat beberapa mutiara yang siap dipanen oleh para anggota, di antaranya keyakinan akan kemampuan diri (dikenal dengan self efficacy), penghargaan terhadap diri sendiri (self esteem), perasaan memiliki terhadap kelompok (self-belonging dan ingroup favoritism).

Meningkatnya keyakinan akan kemampuan seorang individu dalam satu tim, merupakan modal bagi perkembangan positif tim tersebut. Tim menjadi semakin matang dan kuat selain mendapatkan kado semakin lekatnya perasaan ingorup para anggota. Perasaan sebagai satu kelompok atau adanya rasa memiliki yang meningkat menunjukkan keberhasilan dari tim sebagai media penghantar keinginan tiap individu. Apapun peran individu yang tergabung di dalamnya, mereka akan merasakan penghargaan diri yang tumbuh di dalam atau seiring dengan proses kelompok. Pemimpin juga akan merasakan hal yang kurang lebih sama, perasaan puas telah berhasil memimpin anggota mencapai tujuan kelompok, perasaan positif karena dihargai oleh anggota tim yang juga tidak bisa dinafikan akan berimbas pada self esteem.

Kesuksesan dari kerja sama atau memimpin biasanya baru terlihat setelah melewati beberapa kesempatan, tidak bisa dinilai secara instan. Kepuasan yang dibutuhkan bukan semata yang dirasakan oleh pemimpin atau anggota saja, melainkan semua pihak, karena dalam kerja sama tim, keterkaitan satu dan yang lain saling mempengaruhi.

Faking delegating

Pendelegasian yang setengah-setengah atau formalitas, hanya mengancam keutuhan tim dalam jangka panjang. Delegasi ini biasanya hanya tersurat dalam pembagian tugas di atas kertas, atau dalam meeting. Pelaksanaannya, si pemimpin bisa tiba-tiba memasuki wilayah 'kekuasaan' anggota yang pada beberapa saat sebelumnya telah diserahkan secara de jure. Jika hal ini berlangsung terus menerus, maka anggota kelompok lambat laun akan menyangsikan atau tidak mempercayai kepemimpinan yang ada.

Pada sisi lain, pemimpin itu sendiri secara tidak sadar memupuk rasa tidak percaya pada orang lain (anggota), sehingga tidak jarang ia akan kebingungan atau panik karena secara mental ia memang tidak membagi (mendelegasikan) tugas pada orang lain. Stress yang dipikul akhirnya melebihi kewajaran karena distribusi tugas yang kurang adil, terhadap diri sendiri dan orang lain. Beban yang seharusnya dipikul kelompok menjadi beban seorang individu yakni pemimpin, maka sesungguhnya ia tidak lagi berperan sebagai seorang pemimpin melainkan individual.

Dalam konteks yang lebih luas, hal ini bisa berdapmpak pada mandulnya regenerasi. Kondisi semacam ini banyak kita temui dalam skala nasional, di mana kini banyak berdengung pro-kontra antara 'pemimpin muda vs pemimpin generasi tua'.  Fenomena ini sedikit banyak mencerminkan protes junior yang merasa tidak diberikan kesempatan dan tidak dipercaya untuk tumbuh dan berkembang. Yang pada sisi lain merupakan hasil dari 'gagal' nya proses delegasi (kesempatan orang lain untuk belajar).

Practice makes perfect

Hingga saat ini, masih ada dua kubu yang meyakini bahwa menjadi pemimpin adalah bakat, sementara kubu lainnya berpendapat bahwa semua orang bisa belajar untuk menjadi pemimpin. Pada kesempatan ini penulis tidak akan membahas tentang tipe kepribadian pemimpin, melainkan ingin menekankan pentingnya proses belajar dari skala kecil hingga besar untuk bisa menjadi pemimpin yang mampu secara mental melakukan delegasi dalam tim.

Kesempatan belajar mendelegasikan tugas pada orang lain berawal dari kerelaan untuk bekerja sama dengan orang lain. Merujuk pemahaman ini, kerjasama bisa terjadi tidak selalu dalam konteks pemimpin-anggota, melainkan dua orang yang bekerja sama dalam status sama atau setara. Jika ia adalah orang yang kita kenal, mungkin tidak akan terlalu besar konflik tarik-menariknya. Ini menjadi langkah awal yang sering tidak disadari menjadi dasar kemampuan pendelegasian tugas. Selanjutnya kerelaan kita akan diuji ketika bekerja sama dengan orang yang kurang kita kenal, kata pertaruhan mulai membayang sehingga kita dihadapkan pada pilihan akan mencoba menjadi pengambil resiko atau menarik kembali ke dalam zona aman diri kita?

Dalam konteks kerja sama antara dua orang pun, kita berlatih bagaimana monitoring dan berkomunikasi secara efektif. Pola yang terlihat sederhana ini menjadi medan pertama bagi kompleksitas kerja sama dalam kelompok. Semakin besar jumlah komponen dalam kelompok, semakin berwarna pula kelompok itu. Jangan lupa, bahwa kelompok terdiri dari insan atau pribadi yang memiliki warna sendiri, sementara sebuah kelompok bukan agregat atau penjumlahan dari tiga atau sepuluh orang melainkan warna yang dihasilkan dari kolaborasi nan cantik.

Kekecewaan dalam bekerjasama dengan orang lain memang tidak selalu mudah untuk dilupakan, bahkan untuk beberapa orang hal itu menjadikan ia cukup anti bekerja dalam kelompok karena pernah menjadi korban ketidakadilan. Mungkin formula cocok-tidak cocok bisa menjadi pelipur lara, di mana bekerja sama dengan orang lain juga merupakan proses pertautan chemistry di antara anggotanya.

Bagaimana pun, latihan dari hal kecil yang terjadi di keseharian akan membentuk pengalaman yang bermakna. Karena bekerja sama berarti memberikan ruang pada orang lain, menghargai teritori orang lain dan masih banyak lagi makna subjektif yang hanya akan dirasakan secara langsung bagi yang mengalaminya. Juga memberi kesempatan diri kita sendiri untuk memiliki kemampuan berbagi.  Selamat mencoba!